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商品の特徴
メール共有・管理ソフト「問いマネ」は、複数人で問い合わせメールを共有しながら、対応状況までまとめて管理できるASP型のメール管理サービスです。
一般的なメールソフトで代表アドレスを複数人が確認する場合、誰が返信するのか分かりにくかったり、同じ問い合わせに複数人が返信したり、対応途中のメールが埋もれてしまったりすることがあります。
問いマネは、こうした複数人でのメール対応を管理しやすくすることを目的としたサービスです。
管理画面では、メールの状態、担当者、重要度などを確認でき、問い合わせごとに担当者を割り当てることができます。
担当メールだけを表示することもできるため、自分が対応すべき内容を把握しやすい設計です。
また、複数人が同時にログインして作業でき、誰かが対応中のメールについては重複返信を防ぐための警告が表示されます。
未対応のメールを一定時間後に強調表示する機能もあり、対応漏れや遅れの防止に役立ちます。
メール管理だけでなく、テンプレート、アドレス帳、メールフォーム、メールデータのバックアップなども利用できます。
よく使う回答をテンプレートとして登録しておけば、問い合わせ内容に応じた返信を作成しやすくなり、回答内容の標準化にもつなげられます。
メールフォームは管理画面から作成でき、自社サイトに設置して問いマネと連動させることも可能です。
信・転送などの権限をフォルダごとに設定できる機能や、IPアドレスによるログイン制限も用意されています。
さらに、迷惑メールフィルタやウイルススキャンなど、メール管理に関連する機能も備えています。
おすすめポイント
特に注目したいのは、メール対応を個人任せにせず、チーム単位で管理しやすい点です。
例えば、会社の代表メールやネットショップの問い合わせ窓口など、複数のスタッフが同じメールアドレスに届く問い合わせを処理する場面では、「誰が対応しているか」を共有できることが重要になります。
問いマネでは担当者の割り当てや状態表示ができるため、管理画面を見ながら現在の対応状況を確認できます。
過去のメールを検索できる点も、継続的に問い合わせ対応を行う企業にとって便利な機能です。
以前どのようなやり取りをしたのか確認したい場合でも、過去メールをキーワードで検索できます。
複数回のやり取りをまとめて確認できるスレッド表示にも対応しているため、担当者が途中で変わった場合でも、それまでの経緯を確認してから対応しやすくなります。
また、メールの返信品質をそろえたい場合にも使いやすい機能があります。
テンプレートに、問い合わせ番号や本文、宛先、件名、署名、担当者名などを自動挿入する設定ができるため、定型的な問い合わせへの返信を効率化できます。
さらに、特定のユーザーが作成したメールを責任者などが承認するまで送信できないようにするメール承認機能もあります。
料金についても検討しやすいポイントです。
現在の公式案内では、スタンダードサーバープランが初期費用11,000円、月額3,124円（税込）で10ユーザー、アドバンスサーバープランが初期費用11,000円、月額5,500円（税込）で30ユーザーとなっています。
いずれもメールボックスは2個で、標準容量はそれぞれ1GBと3GBです。
購入前に確認したいこと
問いマネは、ソフトをパソコンへ購入してインストールするタイプではなく、ASP型のサービスとして利用します。
既存のメールサーバーから問いマネへメールを転送する設定を行うことで、管理画面にメールを取り込めます。
自社でサーバーを用意する必要はないと案内されています。
利用開始前には料金プランだけでなく、ユーザー数、メールボックス数、容量などが自社の運用規模に合っているか確認しておきましょう。
スタンダードは10ユーザー・1GB、アドバンスは30ユーザー・3GBが標準仕様です。
必要に応じてユーザー数や容量などのオプション追加も可能とされています。
最初の7日間は無料試用期間として利用でき、その期間中もすべての機能を使えると案内されています。
正式利用する場合は試用期間内に料金を支払う必要があります。
また、契約期間は半年契約または1年契約から選択する方式で、解約の連絡がない場合は自動更新となります。
契約前に最新の料金や契約条件を確認しておくと安心です。
なお、問いマネのフォームを注文受付フォームとして使用することや、クレジットカード情報をフォーム経由で送信・保存することは禁止されています。
自社でどのような問い合わせを受け付けるのか、利用目的とサービスの条件が合っているかも事前に確認しておきたいところです。
Composing an email on a digital device
こんな人におすすめ
問いマネは、1つの問い合わせ窓口を複数人で管理したい企業や事業者に向いているサービスです。特に、メール対応の担当者が複数いるにもかかわらず、現在誰が対応しているのか分かりにくい、対応漏れや二重返信を避けたい、といった課題を抱えている場合は、搭載されている管理機能を活用しやすいでしょう。
- 会社の代表メールを複数人で管理したい人
- ネットショップなどの問い合わせメールをチームで対応したい人
- 担当者や対応状況を一元的に把握したい人
- 過去のメールを検索して対応履歴を確認したい人
- 定型的な返信をテンプレート化して業務を整理したい人
- 返信前に責任者の確認を行える仕組みを取り入れたい人
特に、メールの件数が増えてきて個人のメールソフトだけでは管理しにくくなった場合には、メールをチームで共有する仕組みを検討するきっかけになります。
問い合わせの担当者や状態を管理画面で確認できるため、メール対応を属人的な作業からチームで管理する業務へ整理したい場合に選択肢となります。
一方で、利用人数やメール容量、契約期間などにはプランごとの条件があります。
現在の公式案内では7日間の無料試用が用意されているため、実際のメール対応を想定して操作感や必要な機能を確認してから継続利用を判断する方法もあります。
自社のメール運用に必要な機能と料金を照らし合わせ、無理なく使い続けられるかを確認して選ぶことが大切です。
